Bankieren

Gemeenten hebben rechtspersoonlijkheid. De voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters vertegenwoordigen het college. In sommige gevallen vragen banken om een verklaring van rechtspersoonlijkheid. U kunt deze verklaring van rechtspersoonlijkheid aanvragen via info@protestantsekerk.nl of (030) 880 1880. U kunt als gemeente zelf aan de bank doorgeven wie het college vertegenwoordigt (namen van voorzitter en secretaris) door de ondertekende notulen waarin de benoeming van de voorzitter en secretaris (met de benoemingsdatum) zijn vastgelegd naar de bank toe te sturen.

Wanneer er sprake is van bijzondere omstandigheden, zoals bijvoorbeeld toegevoegde bestuurders, waardoor de functionarissen wijzigen die bevoegd zijn, is een schriftelijke verklaring van de classis nodig met daarin de bevoegdheid opgenomen, met weer de ondertekende notulen, waarin de personen en benoemingsdatum naar aanleiding van dit besluit zijn vermeld.

Een UBO verwijst naar een ultimate beneficial owner, ofwel een uiteindelijk belanghebbende. Op twee manieren krijgen kerken en gemeenten daarmee te maken.

• Bij de registratie bij de Kamer van Koophandel: Gemeenten hoeven hun UBO niet in te schrijven in het openbare UBO-register bij de KvK. Afgesproken is dat alleen het hoogste aggregatieniveau van een kerkgenootschap zich bij de KvK hoeft in te schrijven.
• Opgave bij banken en financiële instellingen: Gemeenten zijn (wel) verplicht een UBO op te geven bij banken en financiële instellingen als zij daar om vragen. Gemeenten hebben een zogeheten ‘pseudo-UBO’ omdat er niet een natuurlijk persoon is aan te wijzen die uiteindelijke belanghebbende is als het gaat om eigendom en zeggenschap binnen de gemeente. Pseudo-UBO zijn de natuurlijke personen die als bestuurder staan vermeld in het eigen statuut, of zo mogelijk als bestuurder staan genoemd in de documenten van de kerkelijke organisatie. Concreet betekent dat de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters.

Wat u verder moet weten over UBO

Regelmatig ontvangen wij vragen over UBO of stemmen we zaken af over dit actuele en relevante thema. Onderstaand een korte uiteenzetting en enkele praktische tips.

Een lokale gemeente of diaconie van de PKN hoeft geen UBO-gegevens te registreren in het openbare UBO-register dat door de Kamer van Koophandel wordt beheerd. Dit is om de privacy van bestuurders van een religieuze organisatie beter te beschermen. Daarentegen dienen financiële instellingen de UBO-gegevens van hun klanten te verzamelen. Zij mogen die bij u opvragen. Goed dat u zich realiseert dat de privacy is gewaarborgd. De registratie bij uw bank valt onder de AVG en is niet openbaar maar alleen inzichtelijk voor degenen die binnen de bank daartoe gerechtigd zijn.

Onze kerk heeft landelijk bepaald dat de lokale UBO’s (in wettelijke zin zijn dit dus ‘pseudo-UBO’s’) voor de gemeente zijn:

• De voorzitter en de secretaris van het college van kerkrentmeesters
• De voorzitter en secretaris van het college van diakenen

De UBO formulieren die banken hanteren zijn op hoofdlijnen hetzelfde, in detail zijn er onderling tussen de banken kleine verschillen. De kern is dat u de UBO’s op verzoek aanmeldt via de paragraaf ‘Uiteindelijk Belanghebbende[n]’ op basis van zeggenschap.

Benoeming met een praktische tip

De benoeming van de voorzitter en secretaris blijkt uit de notulen van het college van kerkrentmeesters (of van diakenen) die als bewijsvoering bij het UBO formulier worden meegezonden. Een praktische tip is om ingeval van een (nieuwe) opgave van UBO’s aan uw bank ‘even’ actuele formele notulen te maken en aan te reiken waarin de huidige voorzitter en secretaris zijn vermeld. Voor meer informatie zie de website van Protestantse Kerk (via zoekterm ‘UBO’). Ook op de website van uw bank kunt u via genoemde zoekterm concrete informatie vinden. Heeft u bij het invullen van het UBO formulier na het raadplegen van bovengenoemde informatie nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op! Wij denken of kijken graag met u mee.

Penningmeesters worden door de banken als gemachtigden geregistreerd omdat zij geen vertegenwoordigingsbevoegdheid hebben. Iedere bank heeft een eigen registratieprocedure maar het komt er op neer dat de voorzitter en secretaris (bevoegden) gezamenlijk tekenen voor de machtiging voor de penningmeester. In sommige gevallen geven die een (volledige) volmacht, maar dat is een constructie die haaks staat op de Kerkorde en het 4-ogenprincipe wat in de ordinantie is vastgelegd juist omzeilt. Het is belangrijk – in ieders belang – dat dit zorgvuldig is geregeld. Het is gebruikelijk dat er een specifieke machtiging wordt afgegeven, bijvoorbeeld de machtiging om overboekingen (tot een bepaalde limiet) te mogen uitvoeren.

Elke bank heeft een eigen procedure die is opgenomen in een handleiding [te vinden op hun website]. Op hoofdlijnen spelen de volgende zaken:

• De bank voert de bevoegden op;
• De bevoegden of de bank voeren de gemachtigden / gebruikers op met de rollen, taken en limieten inclusief het 4-ogen principe (wie voert de betalingen op en wie ‘ondertekent’ deze).
• Naast de registratie als gemachtigde(n) kan een pas worden aangevraagd en deze worden toegevoegd aan Internetbankieren, dat is niet hetzelfde als registratie als gemachtigde (bekend zijn bij de bank of digitaal toegang hebben zijn verschillende zaken). Ook hiervoor moeten de voorzitter en secretaris tekenen, en denbetaalbevoegdheden in internetbankieren kunnen vervolgens wel naar eigen inzicht ingericht worden.
• Rekeningen opheffen gaat alleen langs de vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders als het om álle rekeningen gaat, dus de gehele relatie. Aparte rekeningen openen en sluiten kan een gemachtigde ook doen. Rekeningen openen moet worden gedaan door de vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders. De bank geeft vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders (‘rekeninghouders’ genoemd) een pas, zodat ze in ieder geval inzage in de rekeningen hebben. De bevoegdheden op die pas worden ingericht naar wens van het college van kerkrentmeesters.
• Overigens is het zo dat een gemachtigde (penningmeester) alle bovenstaande wijzigingen wel mag doorgeven, hij/zij mag er alleen niet voor tekenen. Dat doen de vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders.

Omgaan met geld brengt risico’s met zich mee, ook voor de gemeente. Het is belangrijk dat het college van kerkrentmeesters, de bevoegden en gemachtigden, zich hiervan terdege bewust zijn.

Inrichten 4-ogen principe

Om risico’s te beperken is het hanteren van het 4-ogen principe een passende maatregel. Concreet kan dit betekenen dat persoon A de betalingen in internetbankieren invoert en persoon B deze ‘ondertekent’. Ook wanneer bijvoorbeeld een kerkelijk bureau uw betalingen verricht is dit principe een belangrijke beheersmaatregel.

Vastlegging hoe bevoegdheden en machtigingen zijn geregeld (besluitvorming)

Ten aanzien van het voorgaande is het belangrijke dat de gemaakte afspraken duidelijk en begrijpelijk zijn vastgelegd in de notulen en dat deze actueel zijn en aansluiten op de inrichting van internetbankieren.