Communicatie

Communicatie

In de kerk gaat het één en al om communicatie. Eeuwenoude kernactiviteiten van de kerk zoals prediking, het vieren van de liturgie en pastoraat zijn vormen van communicatie. Ondertussen zijn er heel communicatiemiddelen en communicatiekanalen bij gekomen. Dat begon met het uitgeven van een kerkbode of een gemeenteblad. En we kregen de kerktelefoon via de PTT voor mensen die thuis op die manier de kerkdienst konden beluisteren. En de radio en tv-uitzendingen van een kerkdienst. Maar nu zijn er websites, mailings, intranetomgevingen voor vrijwilligers en/of gemeenteleden, sociale media, digitale registraties van diensten en bijeenkomsten die live gevolgd kunnen worden of later nog eens beluisterd of bekeken. 

Kerk-TV

Al deze vormen van communicatie vragen om nieuwe vaardigheden en stellen nieuwe vraagstukken aan de orde. In Kerkbeheer van december 2017 stond een artikel overe Kerk TV en wat daar bij komt kijken. U vindt het hier.

Internetveiligheid

Te denken is aan de veiligheid van gegevens bij digitale vormen van communicatie en gegevensopslag. Maar ook privacy-vragen komen op een nieuwe manier naar voren. Het bidden in de kerk voor iemand die ziek is, loopt over in de vermelding van de zieke in een kerkbode, maar nu deze digitaal op internet te vinden is, kan heel de wereld meelezen tot in lengte van jaren dat meneer X of Y in het ziekenhuis lag. Wil meneer X of Y dat eigenlijk wel? En sterker: mag het nog wel zonder expliciet aan meneer X of Y toestemming te hebben gevraagd?

Auteursrechten en gebruik liederen

Ook auteursrechtelijke kwesties zijn in een ander licht komen te staan. Zolang er materiaal gebruikt wordt in de fysieke eredienst (het zingen van liederen uit bundels die daarvoor bestemd zijn of vanaf beamerprojectie waarvoor een abonnement is genomen) is er niks aan de hand, maar zodra er teksten worden gedeclameerd, of in liturgieën worden afgedrukt, of op internet terecht komen, gaan de strikte regels van de auteursrechtwetgeving gelden.

En hoe zit het met een weergave van de dienst op internet als daarin ook de geprojecteerde teksten in de kerk zichtbaar worden gemaakt, is er dan sprake van een nieuwe ‘publicatie’? Daarnaast heeft internet de ‘handhaving’ enorm vergemakkelijkt. Voor een auteur is het ondoenlijk om een overtreding (gebruik van zijn materiaal zonder toestemming en/of vergoeding) te traceren waar het gaat om een gedrukte liturgie of kerkblad in gemeente 1 of parochie 2, maar wat op internet verschijnt is makkelijk te screenen.

De regels van de auteurswet zijn strikt. Er zijn allerlei soorten rechten. Het gaat niet alleen om de oorspronkelijke tekst, of muziek, maar ook om vertalingen, herdichting, beeldmerk van het zetsel, beeldmerk van de muzieknotatie etc. Doordat er allerlei soorten rechten zijn, is het meeste materiaal dat in liedbundels is te vinden niet rechtenvrij voor al bovenstaand genoemde uitingen, die voor de wet gelden als openbaarmaking en dus als publicatie. Individuele dichters, uitgevers, drukkers, musici zijn in de gelegenheid om hun rechten daarvoor te laten gelden. Het is ondoenlijk gebleken om dit gezamenlijk voor alle materiaal in één keer af te doen. In het nieuwe liedboek 2013 staat achterin een lange lijst van rechthebbenden. Zie ook over dit onderwerp het artikel in Kerkbeheer februari 2018. Zie hier.

Bijgaand vindt u een brochure van de Protestantse Kerk waarin de strikte regels zoals ze zijn, worden uitgelegd. Rechters die een uitspraak doen geven auteurs gelijk. Een beroep op onwetentdheid wordt niet gehonoreerd. Je had het kunnen en moeten weten. Kijk ook op de website van de Protestantse Kerk bij auteursrechten.

Ondersteuning kerkblad & website

Als u ondersteuning zoekt voor het maken en beheren van kerkblad en website, kunt u eens kijken bij De Zalige Zalm (http://www.dezaligezalm.nl/). De Zalige Zalm helpt kerken en verwante organisaties hun communicatie te optimaliseren. Dan doen ze omdat ze geloven dat kerken een belangrijke boodschap voor de wereld hebben, zoals ze het zelf zeggen. Ook op de wensite van de Protestantse Kerk vindt u hierover interessante informatie. Zie hier.

Digitale gegevens

Er komen steeds meer regels rond het gebruik van de digitale wereld.

Dat is logisch, want die ‘wereld’ heeft een steeds grotere invloed op ons leven.

Besef dat het in veel van die (strenge) regels gaat om de bescherming van persoonlijke gegevens en bescherming van intellectueel eigendom.

We leven door de enorme ontwikkeling van de digitale wereld wel een beetje in een spagaat. Aan de éne kant is die ‘wereld’ massaal vrij toegankelijk, zowel om er informatie te halen als er te brengen. Mensen gaan soms heel ver in het toegankelijk maken van hun privégegevens. Tegelijk is er bij anderen een steeds grotere huiver dat iedereen maar van alles over je te weten zou kunnen komen.

En wat als er ongewild allerlei gegevens over je op het ‘net’ zwerven, of achter de schermen wordt verzameld. Opeens staat de uitslag van een benefiethardloopwedstrijd waaraan je meedeed met naam en toenaam en de gepresteerde tijd op internet, jaren later nog terug te vinden. Dat is een onschuldig voorbeeld. Maar achter de schermen wordt van alles bijgehouden, op allerlei manieren. Wie kunnen daar allemaal gebruik van maken?

Kortom: er is naast de hang naar openheid en vrije toegankelijkheid van de digitale wereld, ook een roep tot bescherming van privacy en eigendomsrechten binnen de digitale wereld.

Autoriteit Persoonsgegevens

In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens de organisatie die over privacybescherming en datalekken gaat. Zie voor informatie over de Autoriteit Pesoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

De digitale wereld heeft consequenties voor een aantal kerkelijke terreinen.
We noemen er in dit document vier en gaan op alle vier wat nader in.

(1) gegevensbeheer: denk aan ledenadministratie, financiële administratie;

(2) digitaal documentenbeheer en/of archivering (wel of niet – en hoe - werken in de cloud);

(3) privacybescherming in digitale uitingen (naam en toenaam in kerkelijke –al dan niet digitale – publicaties, wel of niet herkenbaar in beeld bij videoregistraties etc);

(4) auteursrechtbescherming bij uitvoeren en ‘publiceren’ van teksten, liederen en muziek, al dan niet via internet toegankelijk.

(1) Gegevensbeheer en datalekken / AVG 2018 / Privacywetgeving
Er zijn nu al regels, die er toe aanzetten om de gegevens van persoonlijke aard veilig te beheren. Die gegevens behelsen alles, ook een telefoonnummer zonder naam etc. De regels worden in mei 2018 aangepast, omdat dan een Europese richtlijn van kracht wordt. Dit betreft de zogeheren AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Nederland loopt echter voorop. Er zal een aantal veranderingen plaatsvinden, maar die zullen niet dramatisch zijn. Er komt de plicht voor organisaties die met gevoelige gegevens werken om een 'dataveiligheidsfunctionaris' aan te stellen (niet uitbesteedbaar), maar het is nog duidelijk of dit ook voor kerken gaat gelden. Wat zeker wel zal veranderen na mei 2018 is de mate van handhaving. Dus de vraag is of het nu al goed geregeld is om bij een controle de toets der kritiek te kunnen doorstaan. Bij een zogeheten ‘datalek’ is de beheerde verplicht daar melding van te maken. Ook dient de veiligheid in een vorm van ketenaansprakelijkheid te zijn geregeld (bijvoorbeeld als gebruik gemaakt van internetdiensten van derden). In 2017 zetten we één en ander reeds op een rij. U vindt dat document hier.  Ondertussen wordt de Algemene Verordiening Gegevensbescherming per 25 mei 2018 van kracht. In het februari nummer van ons blad 'Kerkbeheer' is er uitvoerig aandacht aan besteed. De artikelen die toen verschenen plus twee extra documenten (Veel Gestelde Vragen & Checklist) vindt u hieronder.

'Vernieuwde pivacywetgeving en de plaatselijke kerk'
'Vernieuwde privacywetgeving en de landelijke kerk'
'Veel Gestelde Vragen AVG'
'Checklist AVG' 

(2) Documentenbeheer en archivering
Hier moet onderscheid gemaakt worden tussen gratis en betaalde dienstverlening voor het zogeheten ‘werken in the cloud’. Voor de dagelijkse gang van zaken (vergaderingen, projecten) is ‘werken in de cloud’ prima te doen. Voor archivering lijkt het vooralsnog minder geschikt, met name bij gratis aanbiedingen (overigens niks is gratis, u ‘betaalt’ – linksom of rechtsom - met uw data). Dhr. Wim Koole van het Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken (Vrijgemaakt) heeft daarover een verhelderende notitie geschreven (‘Archiveren in de cloud?’), die ook op de site van de Protestantse Kerk op de pagina ‘Archiefmedewerker’ is te vinden. Een directe link naar die pagina vindt u hier.

(3) Privacy
Ten aanzien van het vermelden en herkenbaar in beeld brengen van mensen, dienen we ons te realiseren, dat mensen gerechtigd zijn daar bezwaar tegen te maken. Alleen wanneer nadrukkelijk toestemming is verleend bent u eventueel gevrijwaard tegen bezwaren. Het creëren van een eigen intranetomgeving voor gemeenteleden kan dienstbaar zijn. Men moet dan inloggegevens ontvangen en dient daarvoor de ‘voorwaarden’ te  onderschrijven. In een kerk is echter het ‘lid zijn’ niet als zodanig toestemming verlenend om over iemand te publiceren. Dus als men zo’n omgeving creëert geven daarmee alleen de gebruikers toestemming om gegevens te delen (en niet als zodanig de gemeenteleden die er geen gebruik van maken). Formeel is het allemaal veel strenger dan wij ons meestal in de kerk realiseren. Zolang er niemand bezwaar maakt, worden we er niet mee geconfronteerd. Maar als dat wel gebeurt, dienen we ons te realiseren dat de bezwaarmaken hoogstwaarschijnlijk in haar of zijn recht staat. Kijk bij de documneten hierboven die vermeld staan onder AVG 2018. Kijk ook voor informatie op de site van de Protestanste Kerk. Klik: hier. 

 (4) Auteursrechten
Dat geldt feitelijk hetzelfde in de kwestie van auteursrechten. Hierboven is daarover op deze pagina de nodige informatie te vinden. Zie boven. 

 

 

Update: 14 februari 2018